買方和商人之間的正式協議，稱為採購合同，是全面而詳細的採購過程的最終結果。
購買合同是乙份具有法律約束力的檔案，規定了雙方之間的關係條款，詳細說明了對交付、履約、服務和付款的期望。 可以說，妥善履行採購合同流程是重中之重。
不同型別的採購合同
採購合同可以分為三類，主要說明最終協議的成本是如何計算的。
1.固定**合同。
固定合同，也稱為一次性合同，是三種採購合同中最常見的一種。 此類協議詳細規定了交換商品或服務的具體成本。
固定合同有三種型別：
固定** （FFP） :*固定的，不收取額外費用。
固定**和獎勵費 （FPIF）：如果商家超出預期，買方將支付獎勵費。
固定調整與經濟調整 （FPEPA）：如果因經濟變化而產生的成本與預算有很大差異，供應商可以調整最終成本。
2、成本補償合同。
成本報銷合同在單個專案中比較常見，例如聘請外包公司為企業新建**。
外包公司代表貴公司承擔專案所涉及的所有前期費用（如員工工資和購買**外掛程式訂閱）。 專案完成後，買方將償還這些費用。
該合同還列出了利潤率的額外費用。 費用因合同型別而異。
成本加固定費用 （CPFF）：商家在成本之上收取固定的**。
成本加成激勵費 （CPIF）：商家收取一定比例的費用。
成本加激勵費 （CPAF）：除成本外，買方還需支付費用（即買方決定多少）。
3.時間加材料合同。
工時加材料合同類似於成本補償協議，只是買方看不到實際成本。
它規定了每小時的人工費率（通常有上限以防止預算膨脹）。 合同還規定，用於完成專案的材料將按成本加一定比例收費。
採購合同的最佳實踐
1.使用合同模板提高採購效率。
雖然每份採購合同中所載的具體條款各不相同，但它們都遵循相當相似的結構。
例如，每份合同都包含有關交付、付款、終止和爭議解決的詳細資訊。
通常，這些合同條款在相同型別的協議中是相同的。 這些相似之處為使用採購合同模板提供了可能性。
合同模板使採購流程更快，並在協議之間保持一致性，確保新合同不會遺漏重要資訊，例如續簽流程。
2.確保清楚地傳達效能預期。
強有力的採購合同不僅"x 將交付 y"相反，有必要詳細說明什麼是適當的商數表現。
例如，新的客戶資料庫合同應包括以下條款：
最短軟體正常執行時間（例如，任何月份的 99 次正常執行時間。5）
客戶支援水平期望（例如，在 8 小時內響應所有訂單）。
資料安全要求（例如，指定特定型別或級別的資料加密）。
在定義商期望時盡可能具體，並使用數字基準來儘量減少主觀性。
3.確定如何跟蹤和報告合同合規性。
與概述協議條款同樣重要的是如何監控和報告合同合規性。
您可以向供應商分配一些職責。 例如，商會定期向您更新重要資料。 其他資料，例如訂單缺陷率（從商家處訂購的商品到達時損壞或有缺陷的百分比），可以在內部進行跟蹤。
您可以在業務管理系統中設計乙個流程來跟蹤合同合規性，並確保將您的意圖傳達給業務提供商，以便每個人從一開始就在合規性監控方面保持一致。
4.詳細說明終止和解決爭議的條件。
在起草新的商業合同時，人們很自然地只考慮新關係的好處，而忽略了關係變壞的可能性。
並非每一種業務關係都能永遠持續下去。 有些可能是故意的短期關係，例如簽訂為期一年的訂閱合同。
其他人則因意外情況而終止，例如未能滿足合同要求、公司業務發生變化或新的競爭對手以更優惠的價格進入市場。 合同應約定雙方的終止條件和程式。
合同還應包括乙個爭議解決部分，討論如果出現問題並且您不同意合同的處理方式，任何一方必須採取的步驟。
5.建立合同管理系統。
如果您不熟悉採購合同，很容易認為桌面文件易於管理。
大多數企業同時擁有數百或數千份合同。 即使它還沒有達到這個規模，以後也需要乙個更強大的解決方案。
盡早開始使用合同管理系統，為自己省去麻煩。 8manage srm採購管理軟體的合同管理功能集中儲存、組織和跟蹤合同，確保採購的物品按照合同條款交付。
1.合同編輯。
支援企業合同條款庫定義，規範合同內容描述多型別合同模板應用，滿足採購業務多元化管理需求;
2.合同審查。
自定義多程序節點審批流程自動生成標準合同檔案或上傳非標準合同檔案;審核過程中的協作編輯和版本跟蹤;
3.合同簽訂。
支援離線簽名和**簽名;簽署文件**存檔和查詢;
4.合同執行。
物料採購（實際採購量、採購金額彙總及提醒）;服務（付款進度跟蹤）;合同履約評價;提醒合同的有效性。
8Manage 幫助企業實現電子化合約管理的全流程，支援每個分包合同單獨結算，也支援所有分包合同彙總到主合同中結算。
此外，8Manage SRM 是一款全面的採購到付款軟體，可管理流程的各個方面，從採購、電子採購、投標、業務訪問和績效、訂單和付款等，以簡化和自動化各種規模企業的採購流程。