1、員工管理制度
1.為營造和諧、健康、文明、積極的工作環境，加強檔案保密安全管理，特制定本制度。 2.從事檔案數位化工作的人員必須按照規定完成安全保密教育，簽訂保密承諾書，並在縣檔案館科技資訊股登記後方可進入工作現場。 3.工作人員必須遵守相應的考勤、考核、安全保密管理等規章制度。 4.員工必須遵守現場管理制度，不得攜帶手機、相機、包包等個人物品進入工作場所。 5.工作時間內，禁止吃飯、睡覺、掛機、上網、聽**等影響工作或與工作無關的行為。 6.工作人員應嚴格按照工作流程和標準從事各項工作，不得擅自修改操作標準。 7.上班時間應統一著裝或掛上班，不濃妝豔抹，樸實大方，端莊得體。 8.工地檔案和個人辦公用品擺放整齊，公共飲水區擺放水杯。 9.工作人員應當遵守相關工作裝置的安全操作規程，不得擅自在崗位職責範圍之外使用其他裝置。 10.未經許可，不得隨意前往其他部門，非工作時間不得前往辦公區，不得將非工作人員帶入辦公區。 11.獲准換工作的員工必須在離職前完成交接。 
2.數字工作檔案的傳輸和歸還管理系統
1.安排專人負責檔案的移交和歸還工作，妥善保管檔案實體。 2.嚴格執行出入境檔案定期檢查盤點制度。 3.每個長假前，都會對檔案進行徹底檢查，並密封檔案櫃。 4.注重檔案的保管保管，加強檔案檢索歸還和工作過程中的清點和核對。 5.下班後，不允許將散落的檔案存放在桌面上，未經允許不得將檔案帶出工作場所。 6.在工作過程中，不得損壞檔案，不得複製或更改檔案內容，不得洩露檔案資訊，不得丟失檔案和檔案資訊。 7.檔案借閱還應按照規定辦理登記手續，並親自認真核對。 8.借出的檔案資料應認真交由手續辦理。轉讓雙方應根據轉讓目錄認真清點核對，填寫檔案轉讓檔案兩份，雙方各持有乙份。 9.移交雙方閱覽、歸還檔案，應當根據移交單當面清點，辦理移交還檔案手續。 
3. 數位化工作資料管理系統
1.檔案保密工作領導小組統一領導安全保密管理，處置突發事件。 2.資料庫管理員每天對系統資料進行更新和備份，每月對系統資料進行全量備份。 3.磁碟、光碟等儲存介質由專人保管，並放置在專用儲物櫃中。 4.定期檢查並轉儲需要長期儲存的備份資料。 5.計算機系統的資料庫根據需要備份在光碟（存檔CD-ROM）或硬碟上。 6.數字工作者應嚴格按照計算機系統的操作程式儲存和備份資料。 7.不得超出許可權隨意刪除或修改計算機系統中的資料。 8.計算機系統管理部門定期檢查伺服器的資料備份。 9.為了防止病毒造成嚴重後果，必須嚴格管理外來光碟、移動磁碟和軟體，原則上不允許在區域網內部計算機上使用外來光碟、移動磁碟和軟體。 如果確實需要用於工作，則必須事先進行抗病毒（antivirus）處理，並確認沒有病毒感染後才能使用。 10.不得擅自將處理機密資訊的計算機、移動儲存介質、傳真機、影印機等辦公自動化裝置交給外部人員維修未經專業解密的檔案、資料、辦公自動化裝置等保密載體，不得贈送或者丟棄。 
4. 數字裝置使用規定
1.裝置的使用堅持“安全第一，預防為主”的原則。 操作人員必須愛護裝置，熟練掌握裝置的效能、操作要求，不得違章操作。 2.裝置損壞必須立即報告，原因必須及時查明並修理，裝置不准帶病使用。 不得因非維護需要而拆卸裝置，防止人為損壞。 3.數位化外包企業應加強對作業現場的電腦、掃瞄器、印表機、列印紙、光碟等儲存列印裝置的管理。 4.必須鎖定或阻止計算機上的光碟機、藍芽、紅外線和 USB 埠（必要裝置除外）。 5.伺服器由專人使用，其他人不得使用伺服器。 6.電腦採用高安全性螢幕網線和水晶頭，所有裝置外殼均接地，確保安全。 7.操作人員在使用裝置前應做好安全檢查，發現裝置有故障或異常時應停止使用，並及時報修。 數碼企業應加強對電力線路和電源的巡檢，防止線路老化或受潮引發安全事故。 8.每天下班前，操作人員應確認資料儲存完畢，並依次關閉裝置電源和數字站點總電源。 9.嚴禁在數字現場使用電爐、快熱等電器，嚴禁攜帶蠟燭、打火機等易燃易爆物品。 10.經常對裝置進行維護保養，保持裝置清潔良好，報廢裝置應報有關部門批准，並及時登記、登出或更換、補充。 
5、檔案數位化監管體系
1.對於專案金額較大的檔案數位化專案，需要專業的檔案數位化監督公司對專案進行監督。 2.監理專案組由總工程師和監理工程師組成。 3.在檔案數位化專案全過程中，總工程師必須全程在場，無特殊原因不得離開專案現場。 4.所有主管必須具有豐富的檔案數位化經驗，具有良好的職業道德，並遵守《檔案數位化員工管理制度》。 5.檔案數位化監管的主要內容：紙質檔案的監管，包括收集、整理、標準化和修復。 目錄資料監督，包括資料庫中每個條目的內容和格式的準確性，是否填寫了必填項等。 元資料監督，包括元資料元素的完整性和分配的標準化。 數字影象監控，包括數位化引數、儲存路徑、命名精度、影象完整性、排列順序精度、影象質量、影象壓縮等。 資料掛鉤監督，包括目錄資料及其對應數字影象掛鉤的準確性。 監測儲存載體，包括載體的可用性、病毒的存在與否等。 工作現場監督，包括數位化實施人員、專案現場檔案實體安全、處理裝置安全、處理資料安全、專案現場施工日誌、專案現場監督日誌等。 6.檔案數位化監管標準：要求檔案符合相關規範要求，紙質檔案回收率達到100%，能用計算機自動檢查的物品，用計算機自動檢查，檢查合格率100%。 對於不能由計算機自動檢測的物品，可根據情況以件或卷的形式進行人工檢測，抽檢率不低於90%，資料庫條目和數字影象內容的準確性抽檢合格率為100%，其他內容的抽檢合格率不低於95%。 
6. 數位化工地管理系統
1.全體工作人員必須嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《保密法》等國家法律法規對檔案進行預處理和數位化處理，必須嚴格保密，嚴防洩密、丟失，否則必須追究責任，嚴肅處理。 2.專案參與者必須簽署資訊保安保密協議才能工作。 3.嚴禁員工進入辦公室攜帶手機、照相機、攝像機、膝上型電腦、各種移動儲存介質等與工作無關的個人物品等個人資訊裝置，嚴禁將場所內的任何物品帶出場所。 4.工作人員進入辦公場所時必須穿著統一的工作服上班，不得隨意串聯工作，非專案人員不得帶入辦公區域。 5.設定檔案預處理區、描述區、掃瞄區、裝訂區等功能區域，各功能區應有明顯標誌，工作現場檔案規範有序。 6.工作人員要注意檔案的保管和保管，不得擅自將檔案帶出車間，不得撕毀檔案，不得隨意丟棄檔案;廢棄的列印目錄、備註頁、捲紙等將被銷毀或粉碎。 7.不同崗位的人員不得互相談論對方的工作條件，詢問自己的工作情況，不准閱讀或討論檔案內容及相關情況。 8.注意安全操作，做好上班前後的安全防範工作，下班後自覺關閉個人使用的裝置的電源。 9.值班人員下班後，應檢查機器是否熄機、熄燈、關窗、斷電、門鎖等關鍵部位是否安全，確保檔案、檔案資料、倉庫、車間及各種裝置的安全。 10.工作場所禁止吸菸;工作場所必須保持乾淨整潔，公共飲水場所必須放置水杯，工作前後必須保持桌子清潔無雜物。 11.做好辦公室的防盜、防火、防塵、防潮、防鼠、防曬工作，並安排專人值班檢查。
7. 數位化處理保密管理制度
1.嚴格遵守國家秘密，不得以任何方式向外界傳播、洩露本專案涉及的檔案秘密。 2.不要干預不屬於您工作職責範圍的專案所涉及的秘密。 3.嚴格遵守檔案註冊和保密規定。 秘密檔案存放在帶有安全設施的檔案櫃中。 4.在公共場所、私信、家庭與子女交流時，不得談論或交出機密檔案的內容或檔案。 5.嚴格遵守保密檔案、資料、檔案借閱管理制度。 6.涉及秘密的檔案、資料、檔案，未經許可不得查閱、影印、摘錄、傳播，不得以明信、電報、明文等形式傳達涉密事項。 7.工作需要轉印、影印時，必須事先書面提交檔案館批准，相關手續完成後，在有關人員的監督下進行，副本按照檔案保密規定進行管理。 8.所有數字處理人員必須確保檔案和資料的完整性，不得丟失或損壞;您不得以任何方式複製、摘錄或轉錄文件中的任何內容，也不得以任何形式向外界披露任何內容。 數字檔案管理面向全網開放
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