傳統檔案館裝置落後，控制手段單一。
首先，工作效率低下的問題使檔案管理面臨巨大挑戰。 隨著物聯網、大資料、雲計算等技術的興起，許多單位正在如火如荼地開展智慧檔案建設，致力於檔案事業向新方向發展，推動檔案管理水平的提公升。
1、在場地不變的情況下擴大產能
智慧型檔案建築廠家在設計時綜合考慮，在眾多檔案裝置中選擇安裝智慧型密卡架，智慧型密卡架與傳統密卡架不同，書架的儲存容量更大、更靈活、功能更強大，其多組構成乙個立柱，多個立柱構成乙個區域，經過廠家的合理布置布局， 在相同站點容量已擴充套件的情況下，充分滿足海量檔案儲存的需求，實現更大的空間利用率。
2、實現檔案的精準定位、快速盤點和安全管理
智慧型檔案採用RFID射頻識別技術，可實現檔案的精準定位，幫助檔案管理人員準確、快速地找到目標檔案，大大提高管理效率和工作效率。 RFID技術實現了檔案的快速盤點，可以在短時間內完成整個檔案室的盤點，大大減輕了人員的負擔，此外，當未經授權的檔案通過RFID通道門時，可以啟動報警系統，確保檔案的安全。
3.環境控制和安全系統為檔案提供合適和安全的環境
環境控制系統通過各種感測裝置實現對檔案館溫度、濕度、空氣質素等資訊的監測和顯示，並可自動或手動控制相關裝置調節溫度、濕度、空氣質素等，為檔案館提供適宜的環境。 安防系統可以有效防範和應對檔案館中的安全隱患，通過安裝攝像頭、煙霧報警器、入侵探測器、門禁等裝置，系統可以實時監控檔案館內的情況，並及時發出報警訊號，這樣的機制可以大大減少火災、盜竊等對檔案館的破壞， 並為檔案管理員提供安全保障。
在相關政策的支援下，在智慧檔案建設廠家日益專業化的背景下，許多單位的智慧檔案建設正在有序推進，可以說，智慧檔案的建成為檔案管理提供了更加高效、安全、便捷的解決方案。 未來，隨著科技的不斷創新，智慧檔案的功能將不斷演進和完善，為檔案管理提供更多的支援，讓我們期待智慧檔案帶來的更多驚喜！