為了確保成功，每家公司都需要以最有效的方式購買商品和服務，並獲得最優惠的價格**。 採購管理可以幫助企業實現這一目標。 在本文中，我們將介紹什麼是採購管理流程，以及您可以遵循哪些最佳實踐來確保此流程的成功。
採購管理是管理公司從商家和賣家那裡購買商品和服務的過程。 這包括自購。 它是大多數公司運營不可或缺的一部分，包括識別需要購買的產品、獲得批准、傳送採購訂單、確保按時收到交貨、檢查物品的質量和數量等等。
目標是有效地從購買中獲取最大價值，並通過最小化**鏈的風險來確保企業能夠繼續進行所需的購買。 歸根結底，這是為了保持業務平穩高效地執行。
在採購領域，許多類似的術語被隨意使用，可能會造成混淆。 在我們深入研究採購管理流程之前，我們將明確定義您在開始之前需要了解的三個術語。
採購
這是在購買之前完成的，它涉及戰略性地尋找和審查最好的商家。 它評估質量、交貨時間和商家聲譽等因素。
購買
這是乙個涉及購買本身的過程。 它通常以採購申請（如下所述）開始，以採購訂單（如下所述）結束。
採購
採購是公司為獲得開展業務所需的商品和服務而經歷的整個過程。
採購管理流程是乙個迴圈，涉及從內部需求到外部付款的所有內容。雖然不同的組織有不同的採購管理方式，但採購管理流程通常遵循以下七個步驟。
採購申請
每次採購都從申請開始，採購申請是團隊陳述需求和請求內部批准的方式。 請購單通常是紙質或電子**，並概述了採購的確切要求和成本的理由。 與使用紙質**或 Excel 相比，使用採購軟體更容易管理請購單。
預算編製和批准
收到申請後，經理和採購團隊將對其進行審查，以確保其滿足可行需求，並檢查預算中是否有足夠的空間用於採購。 在某些情況下，團隊經理將是審批過程中的最終決策者，而在其他情況下，它將是採購團隊本身。
線上詢盤或線上詢盤
某些（但不是全部）採購需要徵求建議書 （RFP） 或徵求建議書 （RFQ），它們相似但不完全相同。 這些請求將傳送給所有相關供應商，並要求他們提交滿足所需需求的請求或建議。 或者，一些公司通過檢視商家目錄或直接聯絡他們來跳過此步驟。
** 商選擇和合同
收到 RFP 或 RFQ（如果您跳過該步驟，則不會收到 RFP，則不會收到），公司將對其進行審查，以獲取滿足其需求的最佳條款和能力。 這不會是唯一的決定因素，因為交付速度、質量、ESG 採購合規性和許多其他因素都會影響選擇哪個供應商。
組織還可以在流程的這個階段起草合同，概述付款條件、交付期望、質量等的所有細節。 但是，這不是必需的，如果立即需要繼續購買，可以稍後解決。
採購訂單
為了正式進行購買，組織將傳送採購訂單 （PO），這是乙份正式檔案，其中說明了購買所需的所有資訊：數量、交貨位址、預計交貨日期、付款條件等。 一旦商家確認已與採購訂單達成協議，它就成為具有法律約束力的檔案，以確保買方的交貨和付款。
接收
這是交付商品或服務的步驟。 對於團隊來說，檢查交貨是否符合採購訂單和合同中詳述的數量、質量和其他要求非常重要。 商家還將傳送發票，如果訂單符合他們的期望，則將在下一步進行對賬和付款。
應付帳款
收到訂單和發票後，應付賬款團隊將負責付款。 但是，他們將使用稱為“三方匹配發票審批”的流程來檢查他們是否沒有支付額外費用或為未收到的物品付款。
在此過程中，他們驗證 3 個文件的一致性：採購訂單、收據和發票。 如果三者都匹配，那麼他們就可以支付發票。 如果沒有，他們會將其發回以澄清。 使用採購管理系統進行採購和應付賬款可以更輕鬆地匹配這些檔案並確保快速正確的付款。
請注意，在整個過程中，您的組織可以改變需求、從市場研究中尋找新的見解、更換供應商或採取您能想到的任何行動來獲得更好的條款。 採購團隊應始終尋找從採購流程中獲得更多價值的方法。
雖然遵循採購管理流程是乙個好的開始，但從一開始就執行並堅持戰略可以幫助獲取最大價值。 最佳實踐可幫助您的組織超越短期目標，並在執行日常採購流程時保持使命。 每家公司都會根據其獨特的需求制定不同的最佳實踐（這就是為什麼最好使用靈活的軟體系統），但這三家公司提供了乙個任何組織都可以使用的通用框架。
制定採購策略
在開始實施日常採購管理流程之前，制定總體戰略是明智的。 該戰略不應只針對採購，而應針對整個採購，包括採購和應付賬款。 你的整體戰略應該從使命宣言開始，為你想要實現的目標定下基調。
建立您的採購週期
建立適合您預算的採購週期是採購管理的關鍵。 採購週期是組織在進行採購之前必須經歷的乙個步驟。 它包括確保對產品的需求，確定需要多少產品以及何時需要。 這是採購流程的一部分，涉及從採購申請到採購訂單。 它涉及多人的批准，可能涉及許多不同的因素，例如成本、緊迫性、時間表和預算。
最重要的是系統必須易於使用，否則將無法工作。 白碼採購管理系統是乙個強大的採購管理系統，它提供上述所有好處，並且您的團隊很容易上手。 無論您做出什麼選擇，投資於正確的採購系統都是改善採購管理的關鍵，也可能是最重要的最佳實踐。