在公司裡，員工先付費用再報銷是很常見的，比如幾十元的單證快遞費由個人墊付再報銷，每個公司對於報銷的制度一般都是一樣的，可能會有一些細微的差異，當然，每個公司的管理方式是不同的，然後由大家介紹一下有哪些注意事項。
1、預付費用的人員不是公司員工
相信很多老闆都會開很多公司，有時候預支人員都是一樣的，比如費用發票是A公司，預付款人員是B公司，那麼建議打電話給A公司的法人，法人會交給實際報銷人員， 當然，有些人可能會覺得這沒有必要，但如果退稅很可能會造成稅務隱患，這一點一定要注意，這樣公司的合理合規才是一大任務，需要全公司全力配合。
2、預付款金額巨大
作為當事人，你肯定會覺得我最後一班還需要支付公司的費用，而且本來就沒多少錢，如果公司的資金流跟不上，那麼這些預付款就要花很長時間才能報銷結清。
過去，小雄經常看到集團裡的會計們抱怨，他們的老闆總是要她墊錢，有時甚至上萬塊錢，不知道什麼時候能報銷，公司也沒什麼錢。
如果員工墊款金額過大，可能會造成虛假報銷，公司可以使用準備金報銷系統，一次借款一次還款，需要清理之前的貸款，再借款，同時報銷的費用是否合理，合規審查看是否屬於公司費用， 是否超過規定標準，發票是否開具正確等，對於不合規的發票不能催收，如果此類發票不能補發，則前不能扣除企業所得稅。
預支多少錢才算大？具體可以參考《現金管理暫行規定》，金額超過1000元算是大額報銷，但有些公司可能會定得更高，建議大家不要支付大額報銷，如果報銷金額大，可以做情況說明並簽字作為附件， 萬一後續核實，有太多的事情會被遺忘。
3. 延遲償還付款
更何況很多公司都會有這樣的情況，比如現在是12月份，正常情況下，10月份之前的費用已經核算了，企業公司採用權責發生制會計，但有些公司也會用2024年的費用在2024年12月報銷，這太不合規了。
如果經常出現這種現象，公司的管理制度也存在問題，應查驗報銷制度，對於此類事項要避免，可以每半年或每季度發布一次檔案公告通知，告知全體員工是否有需要及時報銷的費用，在什麼時間點需要報銷的資訊，如果不能及時報銷需要報告。
還需要及時與管理層溝通，會給公司帶來什麼風險，出具的報表也會導致利潤虛高、費用少計、多繳稅款的風險，及時性非常重要。
採購人員經常為外部採購墊付資金
對於一些零星的採購金額不是很大，可以預支資金，特別是法人到經常性大額採購中，進行經常性大額預付款報銷，這是不允許的，這可能會導致稅務機關認為發票是用來抵扣工資或逃避分紅的，要求繳納個人所得稅
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