過去在外貿行業的會計工作中，我們通常依靠人工記賬。 乙個簡單的軟體系統被用作財務會計的輔助工具。 無論會計是處理發票、採購單據、進出口報關單、增值稅海關繳費憑證，還是辦理外幣資金、費用報銷、收付等，都依賴人工憑證和人工核算。 在競爭激烈的當下，如果外貿行業的會計核算仍然主要依靠人工核算，我們很難在市場上保持效率優勢。 隨著技術條件的發展，外貿行業會計亟需從過去的計算機化時代向智慧型化、一體化時代轉變。
Zoho Books 是一款智慧型金融簿記軟體。 具有應收賬款、應付賬款、存貨自動跟蹤、銀行及財稅報表等一系列功能，是眾多外貿及海外客戶信賴的金融工具。
本期，我們想分享Zoho（卓豪）售前技術支援工程師郭鵬在Zoholics使用者大會上的主題：解鎖外貿行業的財務簿記與採購、銷售和庫存管理。
賬簿可以通過財務人員獨立建立票據憑證、業務人員在開展業務過程中轉換單據生成憑證、金融數字賬戶繫結外幣銀行賬戶獲取票據、一鍵匯入系統等方式獲取票據，或者一鍵匯入一批進項發票和輸出發票。 自創模式、一鍵匯入方式、一流的獲取方式等多種輕鬆獲取票據的方式，可滿足企業全場景使用。
在做賬和憑證的過程中，匯率的頻繁波動常常讓我們感到頭疼。 賬簿開通了匯率中心，可實現匯率的實時同步。 會計師不必每次記賬時都檢查匯率，也不必擔心因為不使用新匯率而賠錢。
當我們同時前往多個不同的國家旅行時，每個銷售訂單可能使用不同的外幣，這會導致我們在進行財務會計時出現過多的貨幣型別和大量的轉換工作。 賬簿可以將不同的外幣兌換成統一的基礎貨幣，例如，單據中的所有外幣都自動兌換成**人民幣進行會計核算。
財務人員在會計核算過程中難免會出現不會計的情況，賬簿提供了一鍵鎖定功能，如果銷售訂單中的賬戶不均勻，可以暫時遮蔽銷售訂單，防止新賬戶進來，以此類推，現有賬戶平倉後，我們將其解鎖， 無憂無慮，方便快捷。
具體來說，金融賬戶與外匯銀行繫結後，銀行卡賬戶可以自動同步賬戶的銀行對賬單，這樣我們就可以在對賬過程中更加高效和準確。
例如，如果我們需要更新幾個文件，某個季度或某個年份，我們可以選擇批量更新它們。 此外，Books 還支援更新文件上的某個字段，從而節省進行更改的時間和精力。
我們可以在系統中為特定領域（例如銷售費用）建立預算。 一旦我們真正開展業務，我們可以將預算與實際支出進行比較，因此我們可以實時獲得當前支出的整體財務細節。
借助 BOOKS，我們可以在乙個地方管理銷售、採購、庫存和財務。
發票簡化，這表現在短時間內建立發票，立即將**轉換為發票，以及定期發票的自動執行。
快速收集：確保無縫**付款，自動提醒以掌握付款、跟蹤進度並避免損失。
客戶門戶功能：此功能主要提供進入系統的鏈結，並限制客戶在系統中檢視的許可權，客戶可以在自助服務終端上與我們一起檢視資訊。 例如幫助他們完成付款、與發票互動、允許接受、獲得反饋和評論等等。
簡化採購：簡化我們的採購流程，能夠在幾秒鐘內快速建立採購訂單。 為了簡化購買過程，您還可以設定各種模板。
應付帳款：具體來說，我們的採購訂單可以快速轉換為應收票據，一些經常性費用和票據會自動生成相應的單據。
主要體現在庫存管理、庫存估價、庫存調整等方面。
這包括自動文件掃瞄、直接銀行連線和快速交易驗證。
除了上面介紹的功能外，Books 也是乙個全生態產品，可以與 Zoho 旗下的 50 多個 SaaS 應用程式整合，例如與 Zoho CRM 整合，這使我們能夠管理客戶交易並提高部門之間的協作效率。
此外，Books還可以與外部第三方應用程式整合，例如整合支付工具等，Books是乙個開放高效的平台。 如果您有興趣，我們有更多的功能和示例來幫助您在全球範圍內順利開展業務。