在 Microsoft Access 資料庫管理系統中，有效性規則是一種功能強大的資料驗證工具，允許使用者為表或查詢中的字段定義特定條件，以確保輸入的資料符合特定條件。 通過設定有效性規則，可以大大提高資料的準確性和一致性，減少因輸入錯誤或不合規資料而導致的問題。 本文將詳細介紹如何在 Access 中設定有效性規則以及如何在實踐中應用這些規則。
一、有效性規則的基本概念
有效性規則是一種字段級資料驗證機制，允許使用者為資料庫中的字段定義一組條件，並且只有滿足這些條件的資料才能被接受並儲存在資料庫中。 當使用者嘗試輸入不符合規則的資料時，Access 會顯示一條錯誤訊息，提示使用者輸入正確的資料。
2. 設定有效性規則的步驟
開啟表設計檢視
在“Access 資料庫”視窗中，雙擊要修改的表以開啟表檢視。
點選“檢視”選單，選擇“設計檢視”，進入表格設計檢視。
選擇乙個字段
在表設計檢視中，找到要為其設定有效性規則的字段。
點選該字段或現有規則所在行的“有效性規則”列下的空白區域。
輸入有效性規則
在“有效性規則”列中，輸入將用於驗證資料的表示式或條件。 這些表示式可以是簡單的比較（例如，“>”=“等），也可以是複雜的邏輯表示式（使用邏輯運算子，例如and，or，not等）。
例如，如果要為“年齡”字段設定有效性規則，並確保輸入的年齡值介於 18 和 60 之間，則可以輸入以下表示式：>=18 and <=60
設定錯誤訊息（可選）：
在“有效性文字”列中，您可以輸入一條自定義錯誤訊息，當使用者輸入不符合規則的資料時，將顯示該訊息。
例如，對於上面的“年齡”字段，您可以輸入：“年齡必須在 18 到 60 歲之間。 ”
儲存並關閉
設定完有效性規則後，單擊工具欄上的儲存按鈕以儲存更改。
關閉表設計檢視，返回到資料表檢視，或關閉表。
3. 有效性規則的實際應用
有效性規則在訪問資料庫中被廣泛使用，以下是一些常見的用例：
日期驗證：確保輸入的日期在一定範圍內，例如員工的開始日期不能早於公司成立日期。
數值範圍驗證：如上面的“年齡”字段示例所示，請確保您輸入的值在特定範圍內。
文字格式驗證例如，確保您輸入的號碼、電子郵件位址或郵政編碼符合特定的格式要求。
唯一性驗證：通過設定唯一索引或使用有效性規則，確保表中的字段（如員工 ID 或電子郵件位址）不包含重複值。
相關性驗證：根據表中其他欄位的值驗證當前欄位的值，例如，根據訂單日期和交貨日期驗證訂單狀態。
四、注意事項
效能注意事項：雖然有效性規則可以提高資料準確性，但過於複雜的規則會影響資料輸入的效能，尤其是在處理大量資料時。
使用者友好性：在設定有效性規則時，要考慮使用者的輸入習慣和便利性，避免設定過於嚴格或難以理解的規則。
測試規則：設定有效性規則後，應對其進行充分測試，以確保規則按預期工作，並且不會導致意外的資料驗證錯誤。
備份資料：在對資料庫進行重大更改（例如新增或修改有效性規則）之前，建議您備份資料庫，以防萬一。
五、結語
有效性規則是Access資料庫中非常有用的功能，可以幫助使用者保證資料的準確性和一致性，減少資料錯誤和不必要的麻煩。 通過本文的介紹，希望讀者能夠掌握如何在Access中設定有效性規則，並能夠在實際工作中靈活使用此功能。
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