乙個人必須知道該說什麼，乙個人必須知道什麼時候說，乙個人必須知道該對誰說，乙個人必須知道如何說。
彼得。 德魯克。
溝通是工作場所的重要組成部分，對於不同行業和工作角色的專業人士來說，它是一項寶貴的技能。 通過研究如何改善工作中的溝通，您可以加強工作場所關係並為您的工作角色做出貢獻。
在這篇文章中，我們解釋了為什麼在工作中保持良好的溝通很重要，並列出了關於如何改善工作場所溝通的 21 個技巧。
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為什麼在工作中擁有良好的溝通技巧很重要？
在工作中擁有良好的溝通技巧有助於提高團隊的生產力和效率。 在工作場所使用有效的溝通也將有助於您與同事和上級保持積極的專業關係，鼓勵您要求清晰並使用適當的溝通渠道。
總體而言，良好的工作場所溝通有助於形成積極的公司文化和實現公司目標的能力。
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工作溝通技巧
以下是一些技巧，您可以使用這些技巧來幫助您更有效地與同事進行口頭和書面溝通：
給自己足夠的時間來練習演講或起草重要檔案
要想做好工作，首先要磨刀。
魏靈公的《論語》
這意味著，為了讓工匠做好他的工作，他必須首先磨刀。 要做好一件事，準備工作非常重要。
無論您是在準備演示文稿還是撰寫報告，您都必須給自己足夠的時間來計畫如何呈現和討論材料，這將影響您的文章和整體資訊的清晰度。 在準備演示文稿時，請考慮演示文稿的目標和您需要包含的資訊。 這樣做可以幫助您制定演示文稿的大綱，您可以在練習時使用。
在撰寫報告時，您還應該考慮其目的和讀者想知道的資訊，這將有助於起草和完善您的資訊。
練習積極傾聽
傾聽任何意見或論點都是尊重，因為這意味著我們認為對方是有洞察力的、有口才的、聰明的，相反，打瞌睡、走開或漫無邊際是蔑視。
霍布斯。 積極傾聽是使用非語言提示和小的口頭手勢將您的注意力傳達給說話者。 這包括眼神交流、點頭、微笑、做筆記以及在說話時插入小短語或單詞。 這些包括諸如“是的，當然”或“我明白了”之類的單詞和短語。 當您直接與同事和經理交談時，您可以練習積極的傾聽技巧，或者在會議上聽演示文稿。
使用解釋技術
有效的溝通取決於溝通者對主題的把握，而不是甜言蜜語。
格羅夫。 在工作場所進行溝通時，您可以通過解釋資訊來獲得清晰的資訊。
例如，當一位同事在演講後提出乙個問題時，首先要解釋他們的問題：“所以你想知道為什麼這個月的數字和上個月的數字之間存在差異？ 這很重要，因為它可以讓您的同事確認問題或提供更清晰的資訊，以便您提供更好的答案。
知道什麼時候問開放式問題，而不是封閉式問題
有教養的頭腦的第乙個標誌是善於提問。
普列漢諾夫。
開放式問題是那些促使人們分享他們的想法或意見的問題，這些問題通常沒有直接的答案。 相反，封閉式問題允許人們提供具體的答案，例如是或否。
知道何時使用開放式或封閉式問題會影響您是否獲得完成工作職責所需的資訊。 例如，當您想聽取同事對專案的反饋時，您可以使用開放式問題; 當您想知道專案的截止日期時，可以使用封閉式反饋。
觀察肢體語言
心理學教授阿爾伯特·梅赫拉比安（Albert Mehrabian）提出了73855定律，該定律說，當人們進行口頭交流時：
55%的資訊是通過視覺傳達的，如手勢、表情、外表、妝容、肢體語言、舉止等;
38%的資訊是通過聽覺傳達的，如語音的語調、聲音的調製等;
剩下的7%來自純粹的口頭表達。
為了提高你的工作場所溝通技巧，開始觀察你同事的肢體語言。
肢體語言由非語言線索組成，傳達乙個人對某個話題或主題的真實感受。
觀察肢體語言時，注意同事的面部表情、眼神交流的程度、身體姿勢和手勢。
保持專業語言
正確的詞語是有力量的，當我們使用正確的詞語時，......就在閃電中，我們的精神和身體將發生巨大的轉變。
馬克·吐溫。
雖然與同事建立聯絡很重要，但在電子郵件、演示文稿和口頭交流中保持專業語言有助於傳達您的專業精神和對工作的奉獻精神。 要檢查訊息是否使用專業語言，請考慮將其傳送給主管是否合適。
建立人際關係
人生最大的財富是人際網路，因為它可以為你所需要的技能開啟每一扇門，這樣你就可以繼續成長並為社會做出貢獻。
安東尼·羅蘋。
雖然您需要在工作中保持專業精神，但與同事就愛好或個人興趣進行溝通可以幫助您建立積極的工作場所關係。 在午休時間或下班後活動中詳細了解同事的愛好和家庭生活，以更好地了解他們。
一旦你與同事建立了更多的個人關係，你就可以提出問題和交談，以表明你關心並加強你的工作關係。 例如，如果一位同事提到她女兒的畢業典禮是在星期四，那麼當你在周五見到他們時，請詢問畢業典禮。
使用語調來增加清晰度
直到我學會了能夠在我的臉、姿勢和聲音上創造二十種韻律風格時，我才成為乙個真正熟練的人。
馬卡連科。 你的語氣會影響其他人對你的口頭和書面資訊的解釋。 與同事交談時，一定要用愉快和令人振奮的語氣來表達你對他們交談的興趣。 這樣做可以幫助同事感到被重視，並幫助他們判斷你對某個話題的看法。 同樣，通過選擇正確的單詞和符號，您還可以通過電子郵件傳達您的想法。
例如，不要寫“謝謝你，我很感激”，而是使用“謝謝你，我真的很感謝你的幫助！ “感嘆號可以幫助傳達你的情緒，你使用的語言可以幫助接受者判斷他們的幫助有多重要。
頻繁的面對面互動
沒有面對面的對話，人們就無法學習社交技能。
弗勒爾。 雖然電子郵件、備忘錄和對話允許您與其他部門的同事和員工進行溝通，但面對面的溝通可以幫助您加強專業關係、節省時間並提高資訊的清晰度。 這是因為它鼓勵您與同事互動，並允許他們快速提出後續問題。
清楚地表達您的需求
清晰一直是思想的最高美德。
茨威格。 在工作場所進行有效溝通的另一種方法是練習透明度，這意味著清楚地表達您的意圖或需求。 例如，當你有很多事情要做時，不要同意承擔額外的工作，但要誠實地向你的上司說明你目前的工作量，並詢問你明天是否可以做額外的工作。 這種做法可以幫助您最大限度地提高生產力和能量水平。
及時傳達您的需求
行動是最關鍵的一步，因為沒有行動，即使是最好的計畫和目標也毫無價值。
拿破崙山。
立即解決您的任何問題是良好溝通的重要組成部分。 能夠及時溝通可確保您最大限度地提高生產力並為您的公司做出有益的貢獻。
例如，當你意識到你需要乙個專案的幫助時，立即尋求支援，或者在你收到任務簡報後立即要求你的主管澄清乙個術語。
練習人際溝通
如果你是對的，試著讓對方溫柔而巧妙地同意你的看法。 如果你錯了，請迅速而熱情地承認。 這比為自己爭論更有效、更有趣。
卡內基。 人際溝通是個人根據他人的需求調整溝通策略的過程。 通過調整您的溝通方式，您可以最大限度地提高工作場所的互動並提高生產力。
例如，您可以通過電子郵件聯絡您的上級提出問題，因為您知道他們更喜歡電子郵件而不是計畫外的辦公室訪問。 同樣，您可以使用常用詞彙和短語來幫助其他部門的人理解您部門的複雜程式。
培養你的寫作技巧
如果你要寫作，你必須擁有知識、藝術和魔力——文字知識、樸實無華的藝術和愛讀者的魔力。
季伯蓮. 重要的是要知道如何有效地寫作，這樣你才能在工作中進行書面交流。 知道如何有效地寫作可以確保您與同事或上級之間的清晰溝通。
你的寫作技巧也會影響你在工作場所獲得新角色或責任的能力。 為了提高您的寫作技巧，請線上完成寫作練習，並請其他人審閱您之前撰寫的備忘錄、電子郵件、報告或時事通訊。
了解電子郵件基礎知識
雷·湯姆林森（Ray Tomlinson，1941 年 4 月 23 日 - 2016 年 3 月 5 日），美國計算機專家，電子郵件的發明者，被譽為“電子郵件之父”。 1971 年，湯姆林森的任務是尋找一種表示電子郵件位址的格式，他首先編寫了乙個小程式，可以將程式的檔案傳輸協議與另乙個程式的傳送和接收功能相結合，以便可以從一台主機傳送到另一台主機。 於是，第一封電子郵件誕生了。
考慮線上完成您的研究或參加電子郵件寫作課程，以幫助提高您的電子郵件寫作實踐的質量。 專業電子郵件應該簡短、簡潔，並且只提供與主題最相關的資訊。 這很重要，因為您的收件人可能只有很短的時間來檢查和回覆整個工作日的電子郵件。
通過撰寫簡明扼要的電子郵件，您可以增加獲得快速回覆的機會。
校對工具
比掌握技能更重要、更根本的是對專業精神的深刻理解。 因為專業精神即使幾十年也不會過時，會陪伴你一輩子。
Tetsuyuki Oishi（大石哲之）。 無錯誤的文件顯示了您的專業性，並確保您的資訊的準確性。 在您的計算機中新增校對或語法擴充套件可以幫助您發現拼寫錯誤並識別模稜兩可的語言，從而提高書面溝通策略的質量。
使用視覺元素
這些話雄辯而真實，勝於言語。
塔克曼。 使用口頭或書面交流時，您可以使用視覺效果更有效地傳達資訊。 例如，在進行演示時，幻燈片等演示工具可以幫助觀眾快速吸收資訊。 同樣，書面報告中的圖表和圖形可以幫助讀者直觀地理解文字的含義。
使用簡潔明瞭的語言
學習一門語言，沒有魔法可以使用。 但語言本身就是魔法。 語言能夠超越時空，使人與人之間能夠相互交流，這是人類最偉大的發明。
向山淳子。 在進行口頭或書面交流時，使用清晰簡潔的語言很重要，因為這可以減少對主題的疑慮或混淆。
與同事交談時，包括諸如“這有意義嗎？ “或者，”我容易理解嗎？ “提煉你的資訊。 同樣，在寫電子郵件時，請檢查您的草稿，並找出您可以更清晰或更直接的地方。 例如，不要說“我們在下午3點開會”，而是“我們在下午3點開會”。
表達你的感激之情
訣竅是情緒高漲時感恩，情緒低落時感恩。
理察·卡爾森。
通過溝通鼓勵積極的團隊或公司文化的一種方法是向同事表達感激之情。 你可以通過感謝他們對專案的幫助，或者承認他們欽佩的個人特質，比如他們的樂觀，來表達你的感激之情。 通過這樣做，您可以加強與同事的專業關係，並更有效地與他們溝通。
利用公開演講機會
當你是乙個雄辯的演說家時，你可以成為乙個堅強的人......舌頭是一把劍......演講比戰爭更成功。
約翰·哈斯林。
培養你的公開演講技巧可以幫助你克服在別人面前講話時可能產生的任何恐懼或擔憂，而公開演講的乙個方面是學會通過正確的發音和停頓有效地傳達資訊。
這些技巧可以確保你的聽眾清楚地聽到和理解你的資訊。 您還可以學習與觀眾溝通的技巧，例如使用眼神交流或相關語言。 您可以通過自願在會議和其他重要工作活動中發言來提高您的口頭溝通技巧。
徵求反饋意見
人們可能沒有太多時間給予反饋，或者給出好的和壞的反饋，但你是決定自己成長的關鍵因素。 如果你決心從批評中提取有價值的資訊，沒有人能阻止你。
希拉·赫恩（Sheila Hearn）和道格拉斯·斯通（Douglas Stone）。
向你的上司和同事詢問你的溝通技巧的反饋，可以讓你更多地了解自己的優勢和需要改進的地方。
請求反饋時，您可以詢問有關直接事件（如團隊專案或演示文稿）的問題，或者詢問有關他們的溝通需求（關於您如何與他們溝通）的問題。 獲得有關您在工作場所的溝通技巧的反饋將幫助您更加關注您使用的策略。
設定每日目標
人人生要有目標：一輩子的目標，一段時間的目標，乙個階段的目標，一年的目標，乙個月的目標，一周的目標，一天一小時一分鐘的目標。
托爾斯泰。
為了提高你的溝通技巧，你需要設定一些小目標，並專注於在整個工作日實現這些目標。
目標的例子包括在開始新專案後的 30 分鐘內向老闆提問，或者在電子郵件中保持清晰簡潔。
通過設定每日目標，您可以改善工作場所的溝通，並對自己的溝通技巧充滿信心。
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