第一品總則
為規範公司各部門會議室管理，提高會議質量，實現公司資訊資源的高效運作，更好地貫徹落實公司各項管理要求，切實提高公司運營水平和工作效率，本制度強調會前通知的四項要求， 會議登入、會議記錄和會後實施。本制度適用於公司所有綜合性會議和特別會議，並制定本規定。
第2條公司各項會議均應嚴格按照《會議室管理規定》進行。
第3條會議分類
1）綜合會議：公司定期對日常工作中的各種問題和日常經營發展過程中的各種問題進行總結、討論和研究。它包括總經理辦公會議、定期辦公會議、業務排程會議、各部門臨時會議等。
2）專題會議：針對公司產品研發技術、業務綜合會議、安全生產管理、門店擴建建設、運營管理、融資運作、招投標採購等工作中遇到的具體問題和事項的專題調研討論會，由相關部門根據工作需要不定期組織召開。會議的具體時間、地點和參加者由會議組織部門確定並召集。
3）公司或我公司其他單位、**機關等在我公司召開的會議（如現場會議、匯報會、辦公會議等）或公司商務會議（如友誼洽談會、使用者座談會等）由行政部門受理安排，相關業務對口部門做好會議事務處理工作。
第4條會議室預訂和使用
1）為避免使用會議室時發生衝突，如各部門需要使用會議室，需提前一天與行政部預約（例會除外），行政部應在附件1《會議室使用登記表》中登記。如臨時開會，應至少提前一小時通知行政部，由行政部根據會議室預訂情況安排。 各類會議召開前，會議主持人應制定會議議題，確定參會人員，並由會議組織部門提前通知參會人員。 會議組織部具體負責會議的組織工作，會場的安排和簽到，以及裝置和材料的準備工作。
2）會議室使用時間如有衝突，要堅持部分服從整體的原則。公司會議優先於部門會議，部門會議根據重要性和緊迫性原則相互協調，並通知行政部門。
3）會議期間，需要使用相關裝置（如投影儀、麥克風、電腦等），請嚴格按照相關裝置操作說明進行操作。如果您需要幫助，請提前向行政部門尋求支援。
4）重要會議參會者需在附件2《會議簽到表》上簽字，會議結束後由會議記錄員製作會議記錄。
第5條會議紀律和要求
1）參會人員必須準時到達會議，不得擅自缺席或請假（參會人員不能參加會議的，須事先向會議主持人請假並徵得同意）。
2）進入會議室前，參會人員應整潔整潔，精力充沛。
3）參會者有意識地關閉手機或將其調到靜音振動狀態，不允許在會議期間打瞌睡、打電話、玩手機等與會議無關的事情。
4）會議中途請勿離開會場，特殊情況下，離開前必須向會議主持人指示並徵得同意。
5）會上發言要簡明扼要，避免與會議無關的話題。會議主持人有權提醒發言者，其他人無權打斷發言者的發言。 與會人員應及時記錄會議記錄並傳達會議內容。 同時，所有與會人員不得洩露需要保密的事項的保密性，否則將按照有關規定處理。
6）會議應遵循“務實高效”的原則，本著“會議必須討論、討論必須決定、必須做出決定、行動必須有結果”的會議精神，使會議“有主要目的、有對策、有決議、有責責、有時間限制”。
第6條提醒
1）對各次會議形成的決議，牽頭部門應當及時書面通知承辦部門，並負責督促和監督決議的執行。
2）承辦部門收到附件3中的《會議決定事項提醒表》後，應在附件4中的《提醒事項統計表》中簽字，並在規定時間內完成處理並填寫結果。如未在規定時間內完成工序，應填寫原因及後續工作計畫，並上報有關領導。 處理完畢的，承辦事項的部門應將原提醒書移交牽頭部門儲存，副本報辦公室存檔。
第7條房間管理
1）會議室由行政部管理，各部門使用會議室時，由相關部門按照誰使用、誰管理的原則進行管理，必須保持環境清潔和設施安全。
2）會議室的日常衛生由行政部安排。會議組織部門負責會後的衛生和清潔工作，會議室打掃乾淨後再交行政部。
3）會議室內電子裝置的管理、使用、維護應由專人負責，他人不得隨意操作，否則對裝置造成的損壞按價格賠償。
4）重要會議在會議室的服務，由行政部門根據實際情況安排。其他例行會議和商務會議將由會議組織部門安排。
本制度自印發之日起執行，本規定未涉及的事項由行政部門負責解釋。