編者按
採購需求是採購管理的源頭，要實現高效規範的採購，必須從源頭上提高需求管理能力。 本文論述了採購需求管理的內涵和價值，分析了採購需求管理存在的問題，提出了加強需求管理的措施，包括建立內部控制體系、加強採購需求審查、完善採購品類管理機制、開展需求標準化建設、打造專業採購團隊、 加強採購需求研究論證，建立需求評估監督機制，為進一步提公升企業採購管理水平提供參考。
隨著社會分工的不斷細化，現代市場競爭不再是企業之間的競爭，而是企業背後整個鏈條的競爭。 企業要想持續發展，就需要不斷從外部採購優質資源，把最好的業務作為企業能力的延伸，滿足自身的業務和創新需求。 採購需求是採購管理的原因和核心，採購必須從源頭上提高需求管理能力，才能達到降本增效、防範風險、支撐業務運營的目的。
一。 企業採購需求管理的內涵和價值
（一）採購需求管理的內涵
採購需求是指採購物件和採購人為實現採購目標而需要滿足的技術和商業要求。 其中，技術要求是指採購標的的功能和質量要求，包括效能、材料、結構、外觀、安全或服務內容和標準業務要求是指獲取採購標的的時間、地點、財務和服務要求，包括交貨（實施）的時間（期間）和地點（範圍）、付款條件、包裝運輸、售後服務、保險、智財權權屬和保密要求等。
採購需求管理分為狹義和廣義。 狹義的需求管理主要是指編制需求的過程。 廣義的需求管理包括需求的準備、審查、實施、反饋和評估。 需求是採購活動的“原材料”，影響著整個採購活動的質量，可以說採購活動就是執行需求的過程。 因此，從採購全流程管理的角度來看，企業採購需求管理包括了上述廣義需求管理的內容，最終解決了買什麼、買多少、什麼時候買、怎麼買、買效果好不好等問題。
（二）採購需求管理的價值
1.優化外部資源引進，提公升企業經營績效
企業是各種資源的集合體，企業的競爭優勢在於它所擁有的資源，通過對資源的識別、占有和配置，獲得可持續的競爭優勢。 採購是企業從外部獲取資源的主要途徑，要保證採購活動為企業帶來增值效果，即以合理的成本在市場上獲得優質資源，彌補自身資源的不足，就必須認真制定採購需求。 對於採購方而言，良好的採購要求反映了企業內部各項業務的發展目標和戰略，保證了採購標的規範和標準的科學性、合理性和前瞻性。 對於最優秀的商家來說，明確的採購需求向他們傳達了清晰準確的供求資訊和功能定位，幫助他們提高產品和服務的適應性，為採購商創造更大的價值。
2.繼續降低採購總擁有成本，為“緊日子”做好準備。
採購部門要充分發揮降本增效的作用，就必須考慮兩個要素，一是降低總擁有成本，二是持續降低成本，這兩者都離不開科學合理的採購需求。 首先，在計算採購成本時，不僅要考慮採購標的購置成本，還要考慮整個生命週期的運營維護成本，即總擁有成本，包括運輸和交付、退換貨、維修和保養、備件、版本公升級、 等。 在採購實踐中，運維成本接近或高於產品本身購置成本的情況並不少見。 其次，將降低採購成本分為兩個層次：低層次的成本降低是通過談判和競爭來降低採購，本質上是壓縮第一業務的利潤空間，對持續降低成本的貢獻有限高層次降本是通過價值分析，即按照“價值=功能成本”的原則，在滿足企業生產經營的前提下，去掉多餘的功能需求，簡化過度複雜的功能需求，減少不必要的高成本需求，實現採購價值最大化，實現成本的持續降值。
3.形成有效的權力約束，提高採購的公平公正性
集中採購部門要在需求部門與第一業務之間的“隔離網”中發揮好作用，避免集中模式下需求部門“一言堂”狀態帶來的採購決策風險、操作風險和道德風險。把握市場形勢，從採購角度提出專業評審意見，避免傾向性、歧視性需求，嚴格遵守公平公正採購底線。
二。 企業採購需求管理中存在的主要問題
（1）對採購需求的重要性認識不充分
採購工作敏感複雜，規章制度多，違規風險高。 為了保證合規性，需求部門往往堅持“過程優先”，即採購工作的第一要務是按照制度執行程式，只要集中採購後的流程和結果符合要求，從而忽視了作為採購工作基石的需求管理。 在這種思維的影響下，需求部門簡單而匆忙地將需求論證出來，交給採購部門進行流程處理。 然而，採購部門面對涉及各行業的複雜採購需求，受限於自身人力和專業知識，難免缺乏審查的深度和廣度。
（2）採購要求存在諸多缺陷
實踐中，採購需求主要存在以下五大缺陷：一是採購需求必要性不足，存在“貪盡善盡美”、“低用高配置”、“重複採購”等情況。 二是採購需求有小有大，第一業務進行釣魚營銷，第一業務採購規模小，第一業務低價中標，後續採購需求增加，第一業務增加，迫使採購人繼續採購。 三是需求指標不夠具體、清晰，原則上只做籠統的描述，導致企業對需求的響應彈性過大，難以有效篩選出優質的產品和服務，不利於成本控制。 四是採購需求存在傾向性和歧視性，針對特定供應商量身定製，或以不合理的條件限制、排斥其他供應商，給採購活動中的公平競爭帶來隱患。 五是缺乏前瞻性、系統性、整體性的採購需求，對零散需求或多年需求缺乏統籌，倒逼採購部門對同類事項進行多次採購，降低了集中採購的規模效應和工作效率。
（3）採購需求缺乏科學論證
採購是一門專業性、綜合性、實踐性的學科，它融合了與採購主題相關的經濟管理學科和行業等不同領域的知識。 要制定科學合理的採購需求，一是要有相關專業人才，二是要集中研究、多方比較、科學論證，這兩者在一些採購專案中都是缺乏的。 一方面，企業員工大多是與企業主營業務相關的專業人員，了解主營業務，但未必能完全掌握與業務相關的商品和服務的技術指標、生產流程和行業特點。 另一方面，大多數需求部門沒有專人負責需求管理，而是兼職由採購相關業務人員制定採購需求，自身工作任務比較繁重，且可能不具備相關專業知識，難以對採購需求進行全面深入的論證。 基於上述實際情況，一些專案採購需求是通過線上搜尋、同行請求等非專業渠道獲得的，或者直接抄襲過往類似專案，甚至由個別潛在商家獲取。
三。 企業加強採購需求管理的措施
（一）構建內控制度，整合需求部門主體職責
採購涉及關鍵資源的引入和較大的資金支出，是企業經營的支撐保障，也是企業管理的關鍵風險領域。 做好全過程工作，系統化管理採購需求，制度建設和權責分工是前提和基礎。 首先，在制度上要明確需求部門負責採購需求的編制工作，推動其從固有的重過程、忽略實質的觀念轉變，加強需求調查研究。 二是以需求管理為重點，構建涵蓋專案審批、預算審批、需求編制審核、履約驗收等全過程協作約束機制，明確需求部門、財務部門、採購部門的工作職責和流程。 三是構建內控合規、審計檢查、紀律檢查等相關部門的審查、監督、檢查、調查和問責的分級機制，開展採購工作，傳達廉潔合規理念，形成長效治理體系。
（二）加強採購需求審核，提高需求質量
採購部門應立足自身崗位職責，履行採購需求審核職責，從必要完整性、科學適當性、具體準確性、合規性四個方面開展審核。 必要完備性是指採購需求滿足企業實際需要和財務管理制度的前提，將相同的採購需求充分整合，並兼顧採購標的全生命週期所涉及的各種因素。 實踐中，對於長期採購標的物，合理期限內的公升級保養費用和備件費用應在首次採購時整體確定，既能充分利用買方在首次採購中的優勢，提高議價能力， 同時也大大減少了後續相關維修事宜的採購工作量。科學適宜是指採購需求應反映企業業務的主流發展方向和採購目標，符合國家和行業標準，並適當設定指標，避免需求過大導致的“奢侈採購”和需求過低導致的“無效採購”。 實踐中，對於家具、物業等一般採購標的，**部門、行業協會等權威機構制定的採購需求技術標準具有很大的參考和示範作用，企業可以結合自身需求進行借鑑。 具體準確是指採購需求要規範、清晰、準確，說明採購標的的功能、應用場景、目標等基本要求，盡可能明確客觀和量化指標。 合法合規是指採購需求應當符合招標採購、行業監管和民商事等相關法律法規的規定，最大程度保證市場競爭，不設定歧視性、傾向性或排他性標準要求。
（三）完善採購品類管理機制，開展需求標準化建設
為了兼顧採購需求的質量和採購的效率，要梳理各品類的特點，收集同一品類的需求，將分散採購變為集約化採購，同時開展需求的標準化，促進同類採購事項標準的統一。
在品類管理方面，首先是確定各品類需求的集中管理部門，定期梳理各品類的產品特點和市場特點，進行需求評估分析，研究相關品類的關鍵技術標準二是採購部門與需求部門要加強協調配合，根據歷史採購資料和未來工作計畫，做好採購需求整合工作，避免因採購分散、急採購造成需求重複論證、草率表述。 在實踐中，筆者所在企業根據採購標的的採購規模、標準化程度、國產化程度，制定不同層次的年度集中採購目錄，確定重點採購類別結合業務部門職責和專案具體需求，劃分重點品類要求的集中管理部門;通過採購計畫集中統計和管理，進一步整合分散在不同部門的類似需求;採購前，對需求量進行全量統計，由集中管理部門共同利用需求部等相關專業部門共同論證技術標準，提高採購需求管理的質量和效率。
在標準化建設方面，一是明確需要頻繁採購的普通商品和服務的需求要素，按分類編制需求標準化模型二是針對標準化程度高的貨物和服務，制定標準化的標準化績效指標、技術標準、驗收辦法等，實行統一管理;三是建立採購需求資訊共享機制，發布各品類採購需求優秀範例，提高類似需求後續編制效率。 在實踐中，筆者所在公司根據採購標的特點編制了多種需求和合同標準化模板，幫助需求部門快速掌握採購標的的需求特點、要素、法定權利義務，出台履約驗收專項管理辦法，規範驗收指標設定，通過採購管理系統實現資訊共享在行業內，並定期發布優秀採購案例。
（四）打造專業採購團隊，加強採購需求調研論證
採購是一項跨部門的工作，僅靠採購部門一靠，很難保證需求的科學合理性，應充分調動多方力量，加強企業內部各部門、行業外專業人員的協調配合，提高採購需求質量。 首先，採購部員工要注重自身能力建設，樹立終身學習意識，不僅要加強對採購制度、法律法規的學習，還要不斷提高公司主營業務、採購標的相關行業知識的深度和廣度，從採購的角度出發， 對採購需求提出專業、高質量的審查和改進意見。二是加強跨部門溝通合作，必要時打破部門界限，採用矩陣式組織架構，針對較大的採購事項成立專門的採購團隊，與業務部、使用需求部、採購部、內部採購專家庫的專家共同論證採購需求，在原有縱向的基礎上增加橫向聯絡組織體系，實現人力資源和資訊的靈活共享。三是對於技術複雜、僅依靠內部員工難以保證需求質量的專案，可委託外部專家和第三方專業機構通過正規合法的渠道進行需求論證。 如有必要，可對不少於3家主流市場龍頭進行需求調查，收集多方產品行業資訊，經篩選比較後採納合理化建議。
（五）建立採購需求評估和監督機制，打造陽光採購專案
採購需求管理的內容不僅包括制定和評審，還包括執行、反饋和評價，應定期檢查採購需求和採購結果是否達到預期目標，總結經驗和發現不足，為今後的採購工作提供決策參考，從而形成管理閉環。 在評價方面，一是制定採購需求評價指標，從合規、經濟、高效三個方面，考察採購需求實施中是否存在風險隱患，技術指標設定和採購規模是否合理適當，採購標的是否為企業降本增效帶來了積極效益二是打通評價渠道，收集終端使用者對採購物件使用情況的評價，獲取真實的第一手評價資訊。 在監管方面，暢通渠道廣泛接受社會監督，優先公開招標或公開招攬商家，在企業入口網站和採購檔案中公開受理投訴投訴，歡迎商家等利益相關者對採購需求提出質疑，避免需求中存在傾向性條款和歧視性條款，提高客觀性， 採購的公平性和透明度。
文章**：招標和採購管理
如有侵權，請聯絡我們刪除。
本平台對所分享內容的內容、宣告、觀點保持中立，不對所含內容的準確性、可靠性或完整性提供任何明示或暗示的保證，僅供讀者參考，公眾平台不承擔任何責任。 如涉及版權問題，請聯絡本平台刪除文章。