利益相關者管理可以成就或破壞乙個專案，它比專案經理想象的要複雜得多。 以下是如何指導、影響和與受專案影響的每個人溝通。
利益相關者管理對專案的成功至關重要。 當關鍵人員得到通知並執行任務時，專案執行順利，但當那些受專案影響或對專案有影響的人被排除在外時，專案可能會崩潰。
利益相關者管理很重要，但許多專案經理發現很難實施有效的利益相關者管理，而且通常這是乙個自上而下的問題，從首席資訊官開始。
如果沒有良好的利益相關者協調和管理，IT 就不可能成功，“專業服務公司畢馬威會計師事務所的諮詢主管 Barry Brunsman 說。 因此，Brunsman和其他人建議，首席資訊官應該有意識地進行利益相關者管理，培養在這項任務中表現出色所需的技能，並建立流程以確保這項工作是所有IT專案和數字計畫不可或缺的一部分。
卡內基梅隆大學亨氏學院網路風險管理兼職教授Brett Tucker表示：“這是乙個需要關注的重要問題，首席資訊官可以而且應該為有效的利益相關者管理定下基調和實踐。 ”
這樣做的回報是巨大的，因為擁有並執行健全的利益相關者管理戰略可以顯著提高個人、團隊、專案和公司的績效。
這是一項不容忽視的任務，因為如果被忽視，專案的成功就會面臨風險，“塔克補充道。
以下是有效利益相關者管理的高階指南。
利益相關者管理的定義
利益相關者管理是識別、參與、組織和改善與任何個人、職能部門或內部和外部各方的關係的過程，這些個人、職能部門或內部和外部各方可能會受到專案結果的影響或對專案結果產生影響。 這是乙個持續的、有目的的過程，必須根據組織必須執行的既定計畫進行指導。
長期以來，利益相關者管理一直是專案成功的關鍵，但在現代，隨著典型企業計畫中利益相關者數量的增加，利益相關者管理變得更加關鍵和具有挑戰性，而這些利益相關者現在通常在地理上分散，這使得溝通、協調和協作的組織更加複雜。
Infosys Consulting合夥人兼CIO諮詢全球主管Mike Shaklik表示：“我們看到對更牢固的關係的需求越來越大，但現在建立這種關係往往更加困難。 您必須將利益相關者管理的原則納入專案交付中，以便您可以提出更好的問題，進行更好的對話，並最終取得更好的結果。 ”
同樣重要的是要注意，利益相關者管理涉及的遠不止“管理”一詞所暗示的。 利益相關者管理更多的是指導、影響、溝通和協調利益相關者，而不是實際管理他們。
正如諮詢公司 Protiviti 技術戰略和架構全球主管 Samir Datt 所解釋的那樣：“對我來說，利益相關者管理的最基本形式是擁有結構、流程和關係，以確保我們從利益相關者那裡獲得重要的優先順序、風險和指標，以成功完成專案，從而能夠定義專案價值。 溝通進展，並證明該專案符合利益相關者的期望。 ”
利益相關者管理的好處
執行良好的利益相關者管理可以帶來許多好處，包括：
確定並包括所有利益相關者：利益相關者因專案而異，並非所有利益相關者對專案的執行和成功都同等重要。 此外，利益相關者參與的需求可能會隨著專案的進展而變化。 乙個好的利益相關者管理計畫可以幫助專案負責人識別所有利益相關者，並確定哪些利益相關者需要參與專案執行的哪些階段。 “這些都是需要準確回答的關鍵問題，因為如果你將錯誤的人確定為利益相關者，你最終會得到錯誤的資訊，或者太多的資訊，或者相互矛盾的資訊 - 然後你就完全走上了錯誤的道路，”PMO Advisory首席執行官兼首席專案官兼蒙特克萊爾州立大學副教授TE Wu說。 和專案管理專業人員。
提高角色的清晰度和重點：利益相關者規劃可以幫助專案經理為任何給定專案中的每種型別的利益相關者設定切合實際的期望，從而提高他們角色的清晰度。
更高的生產力：了解自己和他人角色的利益相關者更有可能堅持完成任務，從而提高生產力並增加專案從一開始就保持在範圍內的可能性。
提高參與度：經過深思熟慮的利益相關者管理計畫解釋了專案將如何影響每個利益相關者，使他們能夠了解已完成的計畫如何使他們的日常角色受益。 這種洞察力有助於保持利益相關者的參與度，即使他們已經陷入了日常任務的泥潭。
增加專案負責人的洞察力：參與度的提高意味著利益相關者更願意分享他們對專案的看法——這些資訊可以更好地塑造專案的方向和成功完成的計畫。 “至少，這有助於你將利益相關者的知識、目的和觀點融入到你應該做的事情中，”吳說。 ”
降低風險：明確制定和執行的利益相關者管理計畫可以通過提高角色清晰度和參與度來減少衝突，並且還有助於減少專案成功執行中存在的其他風險，因為所涉及的利益相關者能夠更好地識別可能構成障礙的挑戰和問題。 “良好的利益相關者管理是一種機制，可以幫助您及早發現潛在問題並採取必要的糾正措施來防止它們發生，”Datt 指出。 ”
利益相關者管理流程和計畫
利益相關者管理涉及多個組成部分，從識別利益相關者到確定哪些利益相關者需要哪些資訊，以及何時需要這些資訊。 每個組成部分都至關重要，其中乙個組成部分流入下乙個組成部分，作為制定強有力的利益相關者管理計畫的重要組成部分。
確定利益干係人。
專案經理應首先進行利益相關者分析，以建立應參與專案的利益相關者列表。 分析結果應記錄在利益攸關方登記冊中，並應包括利益攸關方的姓名、他們目前的角色、利益攸關方在專案中的角色、聯絡資訊以及他們對專案結果的影響。 通過這種方式，利益相關者分析工具可用於幫助識別利益相關者並評估他們對專案成功的重要性。
利益相關者登記冊是乙個基線，為整個專案生命週期中的所有利益相關者溝通定下基調，這份重要檔案解釋了為什麼選擇每個利益相關者以及該利益相關者在專案範圍內的目的是什麼。
下面是利益干係人登記冊的示例：
確定並記錄每個利益相關者的角色和影響。
利益攸關方名冊應明確每個利益攸關方的作用和影響。 為了獲得這些資訊，您不僅需要使用利益相關者分析過程中的資訊，還需要與利益相關者會面（理想情況下），以確定他們對專案的興趣以及他們對專案執行和結果的影響。
確定利益相關者的優先順序。
在進行徹底的利益相關者分析並記錄每個人及其在利益相關者登記冊中的角色後，有必要根據所需的利益相關者參與程度和對專案的預期影響來確定利益相關者的優先順序。
優先事項如下：
高影響力、高風險的利益相關者是在專案成功中發揮關鍵作用並產生重大影響的人，例如專案發起人或業務領導者。
高影響力、低風險的利益相關者可能是次要領導者，他們目前可能沒有直接利益，但可以影響專案的結果。
低影響、高風險的利益相關者可能會發揮更多的指導和支援作用，他們不直接參與，但能夠凝聚力量或發揮破壞性作用。
低影響、低利益的利益相關者可能對專案沒有影響，只是偶爾對專案的進展感興趣。 這些利益相關者可能在不受專案直接影響的其他部門工作。
為利益相關者制定溝通計畫。
有效的利益相關者管理需要與利益相關者進行全面的溝通。 這種溝通必須在正確的時間讓正確的人參與進來，正確的溝通渠道必須傳達正確的資訊。
這應該包括如何報告里程碑，以確保所有利益相關者都了解情況，以便他們在做出決定時獲得所需的資訊，“專案管理專業人員認證專案管理專業人員、專案管理協會 （PMI） 區域分會負責人兼 IT 專案經理 Krista Phillips 說。
專案溝通計畫應包括：
通訊型別的說明。
通訊頻率。
格式（例如，電子郵件、人與人之間的交流、**。
每種通訊型別的參與者。
通訊的分布。
最終可交付成果。
每次通訊的負責人。
建立從利益相關者那裡收集資訊的機制。
根據 Brunsman 的說法，利益相關者管理不僅需要將專案資訊傳達給利益相關者，還應該包括利益相關者與專案經理及其主管分享他們的觀點和見解的機會。 “確保溝通不是一條單行道，”布倫斯曼建議道。
建立治理結構。
塔克說，最強大的利益相關者管理計畫還應該包括治理，以確保滿足要求，並確保所有參與者都按要求做出貢獻。
因此，首席資訊官、他們的直接下屬、專案經理和其他領導者應該確定驗證和跟蹤專案進度的機制。
Tucker 建議使用 Rasci Matrix 專案管理工具來識別、分配和監控誰在做什麼，更具體地說，誰是負責人、責任人、支持者、顧問和線人。
利益干係人管理最佳實踐
除了制定利益相關者管理計畫外，還有一些最佳實踐可以幫助您順利管理利益相關者，這些最佳實踐圍繞著透明度、包容性、清晰度和及時性的需求。
透明度：透明度在管理利益相關者時至關重要，因為它有助於建立信任，使您能夠與領導者的意圖建立直接聯絡，並幫助利益相關者決定他們是否願意購買專案。
清晰：強大的專案負責人能夠清晰地溝通，使複雜的事情變得簡單。 提供清晰度還可以使各級利益相關者專注於任務，從而更容易使專案保持在正軌上。
包容性：隨著團隊變得越來越分散，包容性變得至關重要。 無論是不同的觀點、經歷、背景、性別、信仰還是其他因素，包容性都意味著全面應用公平，而不是只對某些利益相關者做出讓步。
及時性：管理利益相關者管理時間表並確保及時溝通對於確保與參與專案成功的所有利益相關者建立有效關係至關重要。