隨著教育世界的快速發展，學校在保護和維護庫存和固定資產方面面臨著各種挑戰。 從教科書和技術裝置到學校設施和交通，在教育環境中管理各種資產需要仔細的規劃、行動和維護。 隨著資產管理的引入，尋求提高生產力、最大限度地降低成本和創造最佳學習環境的學校現在可以做到這一點！ 在本文中，我們將討論學校資產管理：它是什麼，為什麼它很重要，以及如何改進和有效地使用它來管理學校資產。
學校資產管理允許您通過軟體程式跟蹤和記錄學校中的每台裝置。 這有助於學校管理人員了解和跟蹤其教育資產的生命週期——從購買到處置。 通過在資產管理應用程式中記錄支援問題和維修，學校可以主動規劃維護計畫，以避免在無法嘗試維修時丟失學校資產。 此外，學校管理人員還可以評估任何學校裝置的服務歷史和停機時間，以便對未來的維護做出明智的決定。
資產管理對學校的重要性
通過使用資產管理軟體，學校可以降低更換丟失或被盜裝置的成本，並且學校跟蹤其支出並避免不必要的開支非常重要。 以下是說明在學校使用資產管理的重要性和好處的五個原因：
準確的維護記錄：學校的資產隨時可能惡化，因此擁有準確的資產維護記錄非常重要。
增強的預算報告：通過為學校實施有效的資產管理，管理人員將更好地了解他們的預算以及他們的資金在資產維護和更換以及資產折舊方面的去向。
降低盜竊的可能性：在學校等擁擠的環境中，物品很容易在眨眼間丟失，通過實施有效的資產管理系統可以減少被盜或丟失的資產數量。
1.將您的資產轉換為數字格式
手動資產跟蹤和記錄儲存可能非常耗時且容易出錯。 為了簡化您的資產管理流程並更好地控制學校的寶貴資源，擁抱數位化轉型的力量至關重要。 借助合適的資產管理工具，您可以輕鬆地從傳統的紙質方法過渡到數字格式，從而增強您管理和跟蹤資產的方式。
資產管理系統可以幫助您將資料轉換為數字格式。 您可以輕鬆地將所有資產掃瞄到我們的數字儀表板上，從而方便地在乙個平台上跟蹤資產位置、狀況和任何計畫維護。
2.自動化流程
手動管理學校資產的簽入和簽出可能非常耗時。 節省時間、精力和避免錯誤的關鍵是通過自動化簽入和簽出系統來跟蹤和監控進出校園的資產。 通過用數字自動化取代手動流程，您可以提高資產的可見性並使其易於跟蹤。
3.利用資產標籤和條碼掃瞄器
資產標籤通常包含重要資訊，例如資產名稱、序列號、購買日期和其他相關詳細資訊。 通過標記您的資產，您可以建立乙個視覺化、標準化的識別系統，以便快速、準確地識別資產。 另一方面，條碼掃瞄器通過實現高效和準確的資料採集，在資產管理中發揮著至關重要的作用。 當使用條形碼掃瞄器掃瞄條形碼資產標籤時，相關資訊會立即被檢索並記錄在集中式資產管理系統中。
4.合併位置跟蹤
在學校進行有效資產管理的乙個關鍵方面是能夠跟蹤資產的位置。 通過將位置跟蹤整合到您的資產管理系統中，您可以通過 RFID 資產跟蹤深入了解每項資產的下落，從而確保更好的可見性和控制。 結合位置跟蹤還可以增強學校環境中的安全措施。 它起到了威懾作用，防止盜竊或未經授權轉移資產。 如果發生任何可疑活動，位置跟蹤資料可以幫助識別責任方並追回被盜資產。
借助資產管理系統，您可以輕鬆地實時跟蹤資產的去向。 通過使用 GPS 跟蹤和掃瞄功能等功能，管理員可以輕鬆監控資產移動，以提高可見性並增強學校環境中的安全措施。
5.建立定期的資產審計時間表
定期資產審計還提供了乙個機會來評估資產的狀況並確定任何維護或維修需求。 通過進行目視檢查和必要的測試，您可以確保您的資產處於正常工作狀態，最大限度地延長其使用壽命並最大限度地減少停機時間。
6. 改進資產分類
加強資產分類是優化學校資產管理實踐的關鍵一步。 有效的資產分類可以更好地組織、跟蹤和管理學校的各種資產。 定義資產類別後，請建立一致的命名約定和標籤協議。 使用清晰且具有描述性的標籤，或者可以輕鬆附加到每個資產的標籤。 這可確保正確識別資產並將其分配給正確的類別，從而簡化資產跟蹤和檢索過程。
7.跟蹤學校裝置費用
定期分析您的裝置費用報告有助於確定可以優化成本的任何領域。 尋找支出模式或趨勢，例如經常性維修或高維護成本，這可能表明需要更換裝置或替代解決方案。 這可以幫助您對裝置投資做出明智的決策，並確定隨著時間的推移減少開支的機會。 有效跟蹤學校裝置費用始於實施強大的財務跟蹤系統。 該系統應使您能夠記錄和分類與裝置購買、維修、維護和更換相關的費用。 捕獲所有相關資訊非常重要，例如購買日期、商家詳細資訊、商品描述和相關費用。
8.確定資產折舊
在學校進行有效資產管理的乙個重要方面是準確確定資產折舊。 資產折舊是指資產的價值隨著時間的推移而減少。 通過計算折舊，學校可以就資產重置、預算和財務規劃做出明智的決策。 若要確定資產折舊，請按照下列步驟操作：
確定初始成本：首先確定資產的原始成本，包括任何相關費用，例如購置、安裝或設定成本。
確定使用壽命：估計資產的預期使用壽命，即該資產有望提供價值並積極用於學校運營的時期。
評估價值：評估估計殘值，即資產在其使用壽命或處置結束時的估計殘值。
9.跟蹤合同生命週期管理
跟蹤合同的生命週期是加強學校資產管理的重要組成部分。 有效的合同生命週期管理可確保合同在整個期限內得到適當的監控、跟蹤和優化。 通過確定資產的合同生命週期，學校可以保持合規性、管理風險並最大限度地提高合同協議帶來的價值。
10、持續強化工藝改進
為了不斷改善學校的資產管理，根據有價值的反饋、績效評估結果以及新興技術和實踐的採用，定期審查和完善流程至關重要。 通過緊跟行業趨勢和最佳實踐，學校可以發現改進和優化的機會。
學校高效、加強的資產管理創造了乙個理想的學習環境，並最大限度地利用了資源。 通過引入白碼資產管理系統，學校可以獲得許多好處，包括準確的維護記錄、增強的預算報告、減少盜竊、避免重複的資產支出以及簡化的資產審計。 白碼資產管理系統可以滿足您的需求。 提高資產利用率，降低成本，提高業務效率。 搜尋白碼資產管理系統並嘗試一下！