在單證的編制和操作過程中，單據的編號一般稱為參考號，一般由機構代號、年份、簽發順序號組成。 乙個器官單位的參考編號一般是唯一的，同一器官單位的器官程式碼一般從“1”號開始。 “檔案”階段稱為參考號，備案後稱為“檔案號”，簡稱“檔案號”。
對正式檔案格式的要求
公文一般由影印件編號、保密級別和保密期限、緊急程度、發證機關的文號、參考編號、簽發人、職稱、主要傳送機關、正文說明、附件說明、簽發機關簽字、 書寫日期、印章、便條、附件、機關副本、簽發機關、簽發日期、頁碼等。
其中，參考號由簽發機關的代號、年份和簽發單據的序號組成。 在聯名撰寫的情況下，應使用主辦單位的參考編號
簽發檔案的主要程式是：審核 - >註冊 - >印刷 - >發行其中，在註冊過程中，經審查後，應確定並詳細記錄公文的參考編號、分發範圍和印製份數。
參考編號的排列
在發證機關標誌下排成兩行空線，排列在中間。 檔案的年份和序號用阿拉伯數字標明;年份應標有全名，用六角括號括起來檔案的序列號沒有用“No”字編號，單詞“number”沒有編號（即1不編號為01），在阿拉伯數字後加上“number”字。
上行的序列號排列在左側空間中，與最後乙個發行人的名稱在同一行。
文獻編號的書目描述
檔案編號是發證機關、團體或個人在檔案編制和簽發過程中賦予檔案的時間序號。 文獻編號包括參考編號、科研試驗報告序號、標準規範檔案統一編號、圖紙編號等。
1.文件編號應保持原樣。
例1：中發2024年第16期。
示例2：GB T18894—2016
2.對於具有多個文件編號的檔案，應逐個記錄所有文件編號，中間應使用“;”“間隔。
例1：《福書信字》第1444號;《復世新字》第1444號;《傅無新字》第1444號;《福記新字》第1444號。
例2：《福世字》第11235號;《復世字》第11236號。
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