一目的
為加強公司檔案管理，規範公司檔案的收集和歸檔程式和方法，保證公司檔案的完整性、準確性和系統化。 為提供符合公司需要的證據，保證管理體系的有效執行，更好地服務於公司工作，特製特製制定。
第二管理責任和原則
1）管理職責。
1）行政部建立健全管理制度和工作標準，對各部門檔案管理進行收集、監督、指導和檢查。
2）每個部門每月向行政部門提交更新的檔案和管理分類賬資訊。
3）行政部門應使用伺服器或固定硬碟按規定儲存所有檔案。
（四）加強檔案管理體系建設和完善。
2）管理原則。
1）集中統一行政管理。
2）維護檔案的完整性和安全性。
3）易於日常使用。
第三適用範圍
本制度適用於公司各部門的檔案管理。
第四檔案管理
1）檔案的內容。
1、在公司設立、業務發展、管理過程中形成的各種書面資料、圖表、音像等各種形式和載體的歷史記錄應予存檔。 具體包括但不限於以下內容：
2、人事行政管理形成的檔案資料：包括公司章程、公司資質、各項管理制度、綜合行政事務管理、各類合同協議、法律事務及糾紛、人事管理等資料。 公司員工的任免、調配、培訓、專業技術崗位考核、員工招聘、轉正、分級、資金轉移和退休、退休、醫療、養老金、死亡、獎懲、住房租賃管理、公共關係和對外事務，以及公司需要執行的第一許可權出具的檔案。
3、經營管理形成的檔案：包括門店經營戰略決議、策劃統計工作、商業秘密、營銷管理等檔案。
4、生產技術管理形成的檔案：包括生產準備、組織、轉移、質量控制、質量控制、檢測、控制、安全生產、消防、測量、標準化等檔案和資料。
5、產品生產或業務發展形成的檔案：包括市場調研、產品配方、產品工藝、試製、加工製造、產品研發等。
6、設施儀器管理形成的檔案和資料：包括設施儀器購置的審批、採購合同、設施儀器的開箱和收貨、安裝除錯、使用、保護改造、報廢、事故分析和處理等。
7、會計工作形成的檔案和資料：包括會計憑證、會計賬簿、財務報告和報表。
8、員工個人管理形成的檔案：包括簡歷、判斷檢查、專業技術崗位考核、獎懲、工資、保險、福利、培訓及崗位技術評價等。
8、公司歷史演變（包括公司簡介）、大事記、年鑑、剪報、反映公司重要活動和事件的音像資料、榮譽獲獎證書、紀念文獻物品和展覽、錄音錄影、錄影等檔案;
9、公司重要活動和會議中形成的指示、報告、計畫、檢查摘要、重要簡報、會議紀要、會議記錄、視聽資料、具有參考價值的資料、工作檔案等;
2）會計檔案。
1）會計檔案因涉及的內容比較專業，原則上由財政部自行保留，特殊情況由財政部和行政部協商特殊處理。
2）會計檔案是指公司的會計資料，如會計憑證、會計賬簿、會計報表等。財政部是會計檔案的主管部門，財政部建立健全會計檔案歸檔、歸檔、保管、查閱和銷毀管理制度。 公司接受上級財政主管部門和檔案業務機構的業務指導、監督和檢查。
c） 電子檔案型別。
包括：文書處理檔案（定型電子檔案、官方電子檔案）、影象檔案、圖形檔案、視訊檔案、聲音檔案、多**檔案、資料庫檔案、超文字檔案（指通過網路技術製作的瀏覽器檔案）。
4）公司各部門都有其他承運人形式的檔案，其他承運人形式的檔案將一併提交。
1）存檔時間段。
原則上，所有檔案、資料將在完成後一周內報送公司行政部門存檔，原部門保留副本。 如果檔案有副本，則由原部門保留工作所需的部分，其餘部分將移交給行政部門進行統一管理。 如果原件需要長期使用，原件部門需要將副本提交行政部門存檔，原件完成後將交給行政部門進行影印。 對於檔案不完整的，原部門積極配合行政部門進行追蹤並上交。 行政部門每月從每個部門收集一次檔案。
2）歸檔要求。
2.1、存檔檔案必須完整、真實、準確，要求說明和批准、列印件和手稿、原件和影印件必須一致。
2.2、歸檔檔案資料的保密等級和儲存期限分類必須準確，分類明確，分類準確，數量合理，編目清晰。
2.3、每年形成的會計檔案，由財務部門按照備案要求整理裝訂成冊，並準備保管。
2.4、歸檔時，雙方根據轉檔檔案核對歸檔檔案，並在轉賬清單上簽字確認。
2.5.電子檔案必須有穩定可靠的網路環境，嚴格的安全管理措施，並且重要電子檔案的內容要製作紙質版本，可以邏輯存檔，將電子文件存檔在公司的固定硬碟中。
2.6、必須列印並保留具有永久儲存價值的原始檔案，重要檔案必須備份並存放在其他地方。
2.7、電子檔案應定期抽樣檢查，問題應及時修復。
2.8. 機密檔案必須存放在上鎖的檔案櫃中，以便妥善保管。
5、檔案管理期限
1.各部門檔案管理期限，按檔案的類別和重要性進行考核標準，對每份歸檔檔案的儲存期限。 一般分為永久儲存和定期儲存，其中定期儲存分為30年和10年。
2.會計檔案管理期。
1）財務部負責按照歸檔要求整理每年形成的會計檔案。本年度的會計檔案可由財務部在會計年度結束後暫時儲存一年。 期限屆滿後，原則上應編制清單，並移交給公司檔案部門。
（二）行政管理部門受理的會計檔案原則上按原卷儲存。如果需要拆包重新整理，則需要與財務部門和處理人員一起拆包整理，明確職責。
3）會計檔案應妥善保管，有序存放，易於查詢，嚴格執行安全保密制度，不得隨意堆放，嚴防損壞、丟失和洩漏。
4）公司查閱會計檔案應按規定辦理。上級機關或其他單位需要檢查的，必須經公司領導批准，並派專人陪同閱讀，原件不得出借。
5）會計部門人員變動或部門變動的，應將會計檔案轉交指定人員或部門，並辦理交接手續。
6）各種會計檔案的儲存期限可分為永久和定期兩大類，詳見會計檔案保留期限。保留期從財政年度結束後的第一天開始。
3.電子文件的保留期限。
1）電子單證備案、移交前，有關部門應當核對本部門電子單證的真實性、完整性，確保移交及時、資料完整、內容準確、編目規範、賬目一致、程式明確。移交清單一式兩份，交接簽字後各方各持有乙份。
2）行政部負責電子檔案歸檔前的監督指導，以及檔案檢查驗收後的統一編目、保管、開發利用工作。
3）電子檔案的移送應至少製作兩套電子檔案，一套用於密封保管，一套用於查閱和使用。有必要製作第三套並將其存放在場外。
4）接收電子檔案的主要流程是：核對電子檔案資料、辦理移交手續、電子檔案資料的遷移和轉換、電子檔案資料的儲存等步驟。收到電子檔案後，應實時更新，及時解決問題。
5）隨著計算機技術和裝置的發展和更新，在完整、準確、有保障的前提下，對盤點電子檔案進行同步更新和複製。複製或修復新版本後，舊的或有問題的運營商仍需儲存三年。
六檔案跟上新貨和借貸的步伐
1.行政部每年整理檔案資料，形成大事記、制度、專項檔案、企業榮譽、重要影片的彙編。 編制各類檔案資料目錄，提高檔案管理的效率和利用率。
2.檔案借閱。
1）借款人應認真執行檔案管理辦法和保密制度的規定，確保公司機密不洩露，借款人應對檔案借用期間的保密和安全事宜負責。
2）需要申請借閱檔案的電子掃瞄件和原件，借閱須經申請程式通過後方可進行，檔案管理員在借閱時需填寫《檔案借閱登記表》。
3）企業員工可直接查閱部門業務工作範圍內的檔案。使用涉密檔案，必須填寫《查閱涉密檔案審批表》，經檔案檔案部門負責人批准後方可查閱。 絕密和機密記錄必須在檔案閱覽室查閱，不得影印或出借。
4）檔案借閱期限一般不超過7個工作日，到期時歸還。如果您需要再次借款，則必須續貸。 最長續訂期不得超過 30 個工作日。
5）檔案使用者應按檔案級別對檔案內容保密，對檔案的安全和完整性負責，不得標記、汙損、塗改或出借檔案。
6）檔案返還時，經檔案管理員核實後及時歸檔。如有塗改、缺頁、損壞、遺失等問題，應及時報告。
7）員工調崗辭職時，必須將所有檔案交回檔案管理部門，方可辦理相應的辭職手續，如因檔案不交接影響公司正常經營，從個人業績中扣除100元。
七檔案的識別和銷毀
（一）各級檔案管理部門應當按照規定的程式和審批許可權銷毀檔案，不得隨意銷毀任何形式的檔案資料。
2）對保管期屆滿後無儲存或者使用價值的檔案，檔案管理部門應當組織鑑定組，確認是否需要銷毀。評估小組的成員包括檔案管理員、部門負責人和檔案部門領導。
3）鑑定組對需要銷毀的檔案進行審查後，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清單》，《檔案銷毀清單》應載明：銷毀檔案目錄、檔案管理員簽名、主管簽名、銷毀時間。檔案銷毀清單應永久儲存。
4）單證銷毀必須在指定地點進行，並應指定專人監督銷售，嚴禁將銷毀單據用於其他目的。售出前，根據庫存; 出售後，銷毀艦和監理人應當在銷毀清單上簽字確認，並向單位負責人報告監理情況。 檔案銷毀後，要確保他人無法通過銷毀的檔案獲得檔案的原始資訊。
5）已過期但無法銷毀的檔案，如：未清償債權債務、未結事項、經核實仍具有儲存參考價值的檔案，應另行抽取歸檔，直至事項結束。
6）會計檔案保管期滿，需要銷毀的，由公司檔案或者財政部提出銷毀意見，並嚴格審查，編制銷毀清單的會計檔案，銷毀後報主管批准。未清償債權、債務、法律糾紛涉及的原始材料應單獨抽取，另立歸檔，直至結案。
7）財務、檔案部門聯合派員監督銷售。在銷毀會計檔案之前，主管應仔細核對盤點，銷毀後在銷毀清單上簽字，並向有關領導報告監督情況。
八獎懲
1、檔案管理部門應當不定期對各單位的檔案管理情況進行檢查和評估。
2、有下列行為的部門或者個人，按照《員工獎懲辦法》的規定處罰：
1）檔案管理不符合要求，管理混亂;
2）未按時歸檔或移交檔案，造成檔案損壞或丟失的;
（三）篡改、偽造、損壞、丟失或者故意隱瞞檔案，或者在借閱、複製檔案時對檔案進行抽取、拆包、交換、篡改的;
（四）明知檔案處於危險之中，未採取措施，導致檔案遺失的;
（五）逾期借閱檔案，未按時歸還檔案的;
6）洩露檔案機密，給企業造成損失;
7） 未經授權銷毀檔案。
九附件：
附錄1 “提交的範圍和期限”。
附件2 “檔案移交表”。
附件3《檔案借閱登記表》。
附錄4《查閱涉密檔案審批表》。
附錄5 “銷毀檔案的批准表”。
附件6 “檔案銷毀清單”。
附件6檔案銷毀清單
驅逐艦的簽名： 銷售主管的簽名：
銷毀時間： 銷毀地點：